遠距在家忙到生活失衡?

讀完《搞定》才了解,如果學會管理自己的行動,就能做好時間管理!

不知道你有沒有過這樣的經歷:

生活被瑣事填滿,實在抽不出時間做真正重要的事,覺得自己應該去上時間管理的課,所以騰出一段時間上課,但上完之後,馬上又被更多還沒完成的瑣事擊垮,根本就沒有餘力去應用上課學到的東西,就算我知道那些技巧很棒,就是沒時間學、沒時間用啊,根本養不程一個好的時間管理技巧或習慣…

我用過很多時間管理、提升工作效率的方法,可是很多方法都只是製造出更多的麻煩,例如記錄時間,每次要做事之前叫要打開app,結果花更多時間在看手機,也可能要額外花時間去學習方法,額外花心力去建立習慣,但卻沒有實際解決本來的問題,還是一樣每天熬夜,事情都做不完,想做的事也一直都沒有時間完成,甚至讓自己無法好好休息。

如果你也正在被瑣事追著跑的生活裡掙扎,再沒時間都要看一下《搞定》這本書!

作者大衛艾倫是全美前五大高階經理人教練,在書的第一章,就提出一個很重要的盲點:「當我們在學時間管理技巧時,很多時候都著重在學習我們本來不知道的東西,但這等於是要我們在本來就很有限的時間內,用加入更多事情的方法,讓自己擁有更多時間,結果就是緣木求魚!」

每個方法都有它可以解決的問題,但如果沒有了解更上一層的思維,就不知道怎麼根據自己的問題,找到相應的解法。

先理解原則,才能找對方法。

說到方法往往有上百萬種,但原則卻時常寥寥無幾。掌握原則的人可以成功選擇自己的方法,而嘗試各種方法卻忽略原則的人,必將面臨困難。

《搞定》

大多人真正的問題不在方法,因為知道再多的方法,如果不能讓本來的事情變少,就沒辦法讓你生出更多時間。我們需要的是「一個讓事情變少的原則」,用這個原則建立起來的系統,就會是一個能讓事情被完成的正向循環:事情一一被完成、擁有更多時間去做想要的事情、然後繼續完成那些事情,最終可以幫助你過你想要的生活。

書中提到的三個原則是

  1. 清空腦袋,別再用大腦記著所有大大小小的待辦事項
  2. 讓待辦事項變成行動清單,從抽象轉化為具體的行動
  3. 管理行動

一、清空腦袋

找一個地方存放你的所有待辦事項、所有你必須「記得」的事情。大腦可以用來記憶和思考,但如果用太多的力氣去記憶,就沒有餘力去思考了。如果要提升效率,第一件事情就是讓大腦去做更重要的事情:思考

二、讓待辦事項變成行動清單

要像個行動家來思考,像個思想家來行動。

Henri Bergson

真正能幫助我們完成事項的,不是「記得」一件待辦事項,而是去「思考」如何行動,許多待辦事項的管理系統不管用,就是因為只要事情依舊是「雜事」,沒有被轉化成「行動」,就無法被管理。有下一步行動,才能夠把事情完成。

待辦事項不只是一個等待著被打勾的方框和一段條列的文字而已,也許它代表的是一連串的行動,事項不能被完成,行動才能夠被完成,事項則是行動過後的結果。能夠管理行動清單,才能夠讓「雜事」消失。

三、管理行動

待辦事項不能管理,只能收集,而轉變成行動清單,才會變得能夠管理。

  • 由上而下:從個人目標與願景出發,落實具體的行動,讓期待的結果發生
  • 橫向:把和你有關的所有行動管理好
  • 縱向:對個別主題或專案深入思考、追蹤進度、資源協調

過去,你可能是用被動的思考方式在過日子,比如因為老闆交代,所以今天要打完這份報告;因為被房東催,所以今天要去匯房租給他,你可能心中記著很多事情,你以為你已經將許多雜事交托給內在的自己,也就是你的心,但心沒有能力有效處理這些雜事。當你需要謹慎思考的當下,心智會反過來削弱你的執行力。

過去,你可能腦中浮現很多個要完成的事項,很多該做卻還沒完成的事,而且這個念頭不只浮現一次,但這些事總是卻毫無進展,讓你對該做卻沒做的事更加焦慮,而且浪費時間也浪費精力。

但這些都可以是過去式,你可以從重要程度去選擇哪些事情要先完成,你可以把心力放在真正重要的事情上,你可以在有長期效益的事情上花更多時間,更棒的是,你可以開始選擇做與不做,你可以開始掌控你的時間與生活。

當空想而不執行時,思考便是阻力;當促成行動時,思考才會變成助力。

Thought is useful when it motivates action and a hindrance when it substitutes for action.

Bill Reader

其實,掌握原則,才是真的讓你脫離雜事魔咒的關鍵!

就像是常常聽到的「重要-緊急象限」,重點不是把怎麼把事情分類到這些象限裡面,而是分類之後,你怎麼處理、怎麼採取行動。假如只是完成對自己最重要的事情,而其他不重要的事情,就不去完成,最終也會為你帶來困擾。

原則應該是要在心中有一個清楚的比重分配與排序,對重要的事情時時關注,對不重要的事情做到一個程度即可,對緊急的事情花下心力,對不緊急的事情如期推進。

原則是一種思考習慣,但它不是那種你必須花更多時間才有辦法加入原有做事方法的東西,它是一個行為的提醒,一個行動的指南,只要能夠時時依循,就能做好時間管理,建立屬於你的系統。

後來,我運用這個方法,時時提醒自己把時間花在真正在意的事情上。雖然完成的事情沒有真的比較多,但生活的步調變得更加可控,我能夠在我想要的時間,做我想做的事情,也拿回了對生活的掌握感!如果你也想做好時間管理,《搞定》這本書也許能帶給你一些啟發。

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By Jun

2021-07-03

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