職場快速成長的必備工具:有效的工作筆記怎麼做?

take notes for work

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這篇文章將會分享我在職場自學、持續成長的必備工具 – 工作筆記。在快節奏的新創環境中,有效的學習力會大大影響適應變化的能力,也可以快速提升自己的能力,而持續做有效的工作筆記,就是一個能夠幫你達到這個目標的關鍵工具。

我會分享在不同的工作場景中,怎麼透過工作筆記工具和流程,持續累積與成長。我也會把一些應用範例放在底下給大家參考。

無論你是剛剛步入職場的社會新鮮人,還是已經在職場上歷練多年,希望都能夠提供你實用的建議和方法,一起讓工作筆記成為你的最佳職涯成長夥伴!

為什麼要做工作筆記?

大腦的記憶空間就這麼大,我們其實沒辦法記得所有事情,雖然知道錯不要犯第二次,但還是會偶爾忘記,而工作筆記就能幫助我們把走過的路和跌跤的經驗重新梳理,將零散的資訊轉化為有組織的知識,變成下一次做同一件事情時的提醒,讓我們能持續學習、快速成長。

Step 1:釐清工作筆記的應用場景

在開始做筆記之前,先思考你需要的工作筆記是哪一種。將筆記的用途分類,才知道什麼形式或方法最適合,同時也可以提高筆記效率,確保這次花時間做的筆記,之後也有應用價值。

我在工作上常用的筆記目的有這些:

  • 專案記錄與會議紀錄:記錄 deadline 或重要時間點、專案狀態、待辦事項
  • 技能學習:記錄觀念、心法、技法、應用案例
  • 資料收集:記錄每則資訊的來源、關鍵字、可以學習或參考的重點內容

Step 2:決定你的筆記架構

根據不同場景和需求選擇適合的架構,能讓你的筆記更有組織性,以後要找筆記或重新整理的時候也會更方便!

Top-down vs Bottom–up 筆記架構

Top-down 指的是從上而下,從一個大主題,往下拆解成更多子主題

  • 特點:從整體掌握,再分析細節
  • 適合的筆記類型:針對特定主題、特定情境的筆記。
  • 例如針對時間管理這個主題,底下可能有運用時間的方法、時間管理工具與軟體、行事曆管理、精力管理等等的子筆記。

Bottom–up 指的是從下而上,有多個子主題的筆記後,再往上找能包含子主題的主題,將他們歸納成同一個類別的筆記

  • 特點:從細節出發,最後構建整體架構
  • 適合的筆記類型:還不確定方向的筆記
  • 例如閱讀筆記。一本書中可能有很多個不同的概念,但每個資訊都可能可以歸類在不同主題,很難一邊寫筆記、一邊分類主題,所以更適合以「書」為單位來製作筆記。
  • 在讀更多某個領域的書之後,可能會看到類似的概念在不同書中出現,這時候就可以再整理出特定主題,以 Top-down 的方式整合閱讀筆記

依主題分類 vs 依日期分類

有時候想要像寫日記一樣,馬上記錄想法或學到的東西,但總是因為還不知道怎麼歸類,就停手了。

後來我發現 Heptabase 的 journal 功能,可以完美的解決這個問題!

你可以像寫日記一樣,記錄每天的想法和筆記,再以一個固定的週期定期回顧日記(我會以週為單位),把這些零散的筆記整理進它們該去的主題白板中,不但能夠輕鬆記錄,也能夠確保有用的東西被留下來。

Heptabase 日記功能:journal

Step 3:設計筆記流程

雖然我認為筆記是職場自我學習的必備工具,但是在工作繁忙的情況下,一開始也會覺得,根本沒時間做筆記!

所以真心建議,一開始就要從「阻力小」的方式開始。

降低筆記阻力

當你有一個輕鬆方便的筆記流程,就能夠開始快速累積資料庫,然後開始感受筆記帶來的好處!

  • 選擇適合情境的筆記軟體
    • 備忘錄:零碎想法
  • 簡化筆記功能運用很多筆記功能越來越多,但想要真的活用筆記軟體,要做的不是把全部的功能都派上用場,而是先去思考自己的使用情境,再去想哪些功能可以滿足情境。 例如:
    • Notion 是很適合用來管理專案的工具,雖然有很多公式、AI 生成內容的功能,但只要有狀態標籤和簡單的行事曆、timeline 檢視模式,就可以滿足大部分的基本需求了。
    • Heptabase 主打「學習」相關的應用情境,只要是跟學習有關的筆記需求,都可以在 Heptabase 上進行,不同筆記之間,也能用線條繪製關聯性,箭頭的繪製很彈性,甚至繪製成心智圖! 但每則筆記的標籤和整理標籤的看板,就不是我每次都會用到的功能。
    • 備忘錄只有基本的文字格式、檔案夾分類、釘選、和標籤功能,但在收集靈感的時候,我反而喜歡用備忘錄來記,因為手機可以非常迅速地打開備忘錄,同時也因為功能很少,反而可以專心在內容的撰寫上,不會被其他功能分心。
Heptabase 箭頭彈性
△ Heptabase 箭頭很彈性,可以用樹枝狀或心智圖的結構排列、組織每一則筆記

將「筆記」納入日常習慣

這裡分享一個讓筆記成為日常習慣的方法:妥善運用零碎的時間

零碎時間也是時間,我們常因為覺得時間少,好像沒辦法做太多事,就讓這些時間被浪費了,但如果把每天浪費的時間加起來,少說也有 1 小時以上!

後來我把零碎時間分成 10 分鐘以內、10~20 分鐘、30 分鐘,也分別先列出自己可以在這些時間內做的事情,讓自己之後在遇到有空閒的時候,就會開始想說可以做什麼事:

  • 5~10 分鐘,例如等待會議的空擋
    • 檢查信件
  • 10~20 分鐘,例如等午餐的時間
    • 打開備忘錄,看工作上目前需要發想的東西,有沒有更多靈感,或思考一些工作上的問題,並寫下想法
  • 30 分鐘,例如通勤時間
    • 記錄工作的反思

這樣不僅可以有效利用時間,也能讓「做筆記」變成一種有事沒事就會想去做的事。只要在生活中隨時留意,你一定可以找到輕鬆開始寫筆記的時間。

以終為始

在設計筆記流程時,也要一直記得你的目的是什麼。

just-in-case learning:學習未來可能會用到(也可能不會)的東西

過去,我們在國小、高中、大學的學習方式,都是先學大量的知識和資訊,再去想可以怎麼應用,也就是 “just-in-case learning”。

just-in-time learning:學習現在的需要的知識

但在現在這個快速變化的社會,資訊爆炸,比起先學會所有東西,我們現在更需要知道怎麼在需要的時候,快速獲取所需的知識和資訊,也就是 “just-in-time learning” 學習方式。

做筆記也一樣,不需要把所有看到的資訊都記錄下來,只需要在「需要」的時候,收集跟現在面對的問題和挑戰有關係的資訊,專注於真正重要、而且可以快速派上用場的資訊,提高筆記的效率和精準度。

我們也可以透過 “just-in-time learning” 隨時回顧、更新目前腦袋裡的知識,以應對職場上的多元挑戰。

⚠️ 有需要,再做筆記

文章分享了很多我對做筆記的看法,但我認為最重要的是,要跟隨心中的好奇心,不要因為被外在資訊干擾,而寫下對你來說一點也不重要的內容。

資訊太多、把網路文章存起來的工具又太方便,我自己也常常把很多跟自己不太相關、不重要的東西都收集到待讀清單或筆記中,但這種作法除了讓我的筆記變多、變豐富以外,不一定能得到什麼收穫。

在寫工作筆記的過程中,還是要回到寫工作筆記的目的。我們是為了提升自我學習能力和工作效率,而不是為了讓筆記變得像百科全書一樣。

以後當你遇到不知道是否需要納入筆記的資訊時,也許可以問問自己這幾個問題:

1. 這則資訊是否與我目前的工作或學習目標有關?

2. 這則資訊能幫助我解決目前遇到的問題,或提升我對事情的理解嗎?

如果這些問題的回答,讓你覺得這則資訊並不重要或沒有幫助,那就可以不加入筆記中。專注在對自己真正需要的資訊上,才能充分發揮筆記的作用。一起學會做工作筆記,加速你的職涯成長!

如果你對工作筆記相關的文章有興趣,你可能也喜歡:老闆不會等你學會,再讓你面對!工作的學習策略

如果你在工作上有許多「學習」相關的使用情境,像是要快速學會「怎麼寫企劃」、「怎麼寫文案」,推薦使用 Heptabase!你可以像玩遊戲一樣,由下而上,自己從片段知識開始建立起學習地圖,也能參考書籍或線上課程的架構,由上而下展開主題地圖。

資訊爆炸的時代,學會建立自己的架構與脈絡,才知道怎麼有效運用學到的東西!

Heptabase 作為工作筆記軟體的優勢:

  • 手機 App 的功能不多,對於「快速記錄」很有幫助
    • 新增筆記的功能速度很快,跟 Notion 相比,不需要花時間找到分類的頁面,再開始新增筆記
    • 記錄的時候,不用去考慮要分類到哪裡,只需要很即時地把想法記錄下來就好了,可以很專注地整理想法
    • 會讓你開始安排時間,定期回頭檢視一次這些筆記。有些想法需要時間沉澱,Heptabase 就為這些還沒有明確目標的想法提供了很好的框架
  • 箭頭使用可以很彈性,各種雙向的關聯都可以畫,也有基本的排列對齊功能,介面好看也很好上手
  • 卡片可以重複使用在不同情境下,會提醒自己要把卡片的資訊拆解成最小概念,幫助我們在學習一個知識的時候,更快知道怎麼應用、怎麼融會貫通

[Heptabase 7 天試用連結]

有任何使用上相關的問題,只要在 Heptabase 左下角的發問區提問(如圖),都能很快速地被解答。他們的 Discord 社群中,也有很多有趣的應用範例!

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