職場快速成長的必備工具：有效的工作筆記怎麼做？

這篇文章將會分享我在職場自學、持續成長的必備工具 – 工作筆記。在快節奏的新創環境中，有效的學習力會大大影響適應變化的能力，也可以快速提升自己的能力，而持續做有效的工作筆記，就是一個能夠幫你達到這個目標的關鍵工具。

我會分享在不同的工作場景中，怎麼透過工作筆記工具和流程，持續累積與成長。我也會把一些應用範例放在底下給大家參考。

無論你是剛剛步入職場的社會新鮮人，還是已經在職場上歷練多年，希望都能夠提供你實用的建議和方法，一起讓工作筆記成為你的最佳職涯成長夥伴！

為什麼要做工作筆記？

大腦的記憶空間就這麼大，我們其實沒辦法記得所有事情，雖然知道錯不要犯第二次，但還是會偶爾忘記，而工作筆記就能幫助我們把走過的路和跌跤的經驗重新梳理，將零散的資訊轉化為有組織的知識，變成下一次做同一件事情時的提醒，讓我們能持續學習、快速成長。

Step 1：釐清工作筆記的應用場景

在開始做筆記之前，先思考你需要的工作筆記是哪一種。將筆記的用途分類，才知道什麼形式或方法最適合，同時也可以提高筆記效率，確保這次花時間做的筆記，之後也有應用價值。

我在工作上常用的筆記目的有這些：

• 專案記錄與會議紀錄：記錄 deadline 或重要時間點、專案狀態、待辦事項
• 技能學習：記錄觀念、心法、技法、應用案例
• 資料收集：記錄每則資訊的來源、關鍵字、可以學習或參考的重點內容

Step 2：決定你的筆記架構

根據不同場景和需求選擇適合的架構，能讓你的筆記更有組織性，以後要找筆記或重新整理的時候也會更方便！

Top-down vs Bottom–up 筆記架構

Top-down 指的是從上而下，從一個大主題，往下拆解成更多子主題

• 特點：從整體掌握，再分析細節
• 適合的筆記類型：針對特定主題、特定情境的筆記。
• 例如針對時間管理這個主題，底下可能有運用時間的方法、時間管理工具與軟體、行事曆管理、精力管理等等的子筆記。

Bottom–up 指的是從下而上，有多個子主題的筆記後，再往上找能包含子主題的主題，將他們歸納成同一個類別的筆記

• 特點：從細節出發，最後構建整體架構
• 適合的筆記類型：還不確定方向的筆記
• 例如閱讀筆記。一本書中可能有很多個不同的概念，但每個資訊都可能可以歸類在不同主題，很難一邊寫筆記、一邊分類主題，所以更適合以「書」為單位來製作筆記。
• 在讀更多某個領域的書之後，可能會看到類似的概念在不同書中出現，這時候就可以再整理出特定主題，以 Top-down 的方式整合閱讀筆記

依主題分類 vs 依日期分類

有時候想要像寫日記一樣，馬上記錄想法或學到的東西，但總是因為還不知道怎麼歸類，就停手了。

後來我發現 Heptabase 的 journal 功能，可以完美的解決這個問題！

你可以像寫日記一樣，記錄每天的想法和筆記，再以一個固定的週期定期回顧日記（我會以週為單位），把這些零散的筆記整理進它們該去的主題白板中，不但能夠輕鬆記錄，也能夠確保有用的東西被留下來。

Step 3：設計筆記流程

雖然我認為筆記是職場自我學習的必備工具，但是在工作繁忙的情況下，一開始也會覺得，根本沒時間做筆記！

所以真心建議，一開始就要從「阻力小」的方式開始。

降低筆記阻力

當你有一個輕鬆方便的筆記流程，就能夠開始快速累積資料庫，然後開始感受筆記帶來的好處！

• 選擇適合情境的筆記軟體
  • 備忘錄：零碎想法
• 簡化筆記功能運用很多筆記功能越來越多，但想要真的活用筆記軟體，要做的不是把全部的功能都派上用場，而是先去思考自己的使用情境，再去想哪些功能可以滿足情境。 例如：
  • Notion 是很適合用來管理專案的工具，雖然有很多公式、AI 生成內容的功能，但只要有狀態標籤和簡單的行事曆、timeline 檢視模式，就可以滿足大部分的基本需求了。
  • Heptabase 主打「學習」相關的應用情境，只要是跟學習有關的筆記需求，都可以在 Heptabase 上進行，不同筆記之間，也能用線條繪製關聯性，箭頭的繪製很彈性，甚至繪製成心智圖！ 但每則筆記的標籤和整理標籤的看板，就不是我每次都會用到的功能。
  • 備忘錄只有基本的文字格式、檔案夾分類、釘選、和標籤功能，但在收集靈感的時候，我反而喜歡用備忘錄來記，因為手機可以非常迅速地打開備忘錄，同時也因為功能很少，反而可以專心在內容的撰寫上，不會被其他功能分心。

將「筆記」納入日常習慣

這裡分享一個讓筆記成為日常習慣的方法：妥善運用零碎的時間。

零碎時間也是時間，我們常因為覺得時間少，好像沒辦法做太多事，就讓這些時間被浪費了，但如果把每天浪費的時間加起來，少說也有 1 小時以上！

後來我把零碎時間分成 10 分鐘以內、10～20 分鐘、30 分鐘，也分別先列出自己可以在這些時間內做的事情，讓自己之後在遇到有空閒的時候，就會開始想說可以做什麼事：

• 5~10 分鐘，例如等待會議的空擋
  • 檢查信件
• 10~20 分鐘，例如等午餐的時間
  • 打開備忘錄，看工作上目前需要發想的東西，有沒有更多靈感，或思考一些工作上的問題，並寫下想法
• 30 分鐘，例如通勤時間
  • 記錄工作的反思

這樣不僅可以有效利用時間，也能讓「做筆記」變成一種有事沒事就會想去做的事。只要在生活中隨時留意，你一定可以找到輕鬆開始寫筆記的時間。

以終為始

在設計筆記流程時，也要一直記得你的目的是什麼。

just-in-case learning：學習未來可能會用到（也可能不會）的東西

過去，我們在國小、高中、大學的學習方式，都是先學大量的知識和資訊，再去想可以怎麼應用，也就是 “just-in-case learning”。

just-in-time learning：學習現在的需要的知識

但在現在這個快速變化的社會，資訊爆炸，比起先學會所有東西，我們現在更需要知道怎麼在需要的時候，快速獲取所需的知識和資訊，也就是 “just-in-time learning” 學習方式。

做筆記也一樣，不需要把所有看到的資訊都記錄下來，只需要在「需要」的時候，收集跟現在面對的問題和挑戰有關係的資訊，專注於真正重要、而且可以快速派上用場的資訊，提高筆記的效率和精準度。

我們也可以透過 “just-in-time learning” 隨時回顧、更新目前腦袋裡的知識，以應對職場上的多元挑戰。

⚠️ 有需要，再做筆記

文章分享了很多我對做筆記的看法，但我認為最重要的是，要跟隨心中的好奇心，不要因為被外在資訊干擾，而寫下對你來說一點也不重要的內容。

資訊太多、把網路文章存起來的工具又太方便，我自己也常常把很多跟自己不太相關、不重要的東西都收集到待讀清單或筆記中，但這種作法除了讓我的筆記變多、變豐富以外，不一定能得到什麼收穫。

在寫工作筆記的過程中，還是要回到寫工作筆記的目的。我們是為了提升自我學習能力和工作效率，而不是為了讓筆記變得像百科全書一樣。

以後當你遇到不知道是否需要納入筆記的資訊時，也許可以問問自己這幾個問題：

1. 這則資訊是否與我目前的工作或學習目標有關？

2. 這則資訊能幫助我解決目前遇到的問題，或提升我對事情的理解嗎？

如果這些問題的回答，讓你覺得這則資訊並不重要或沒有幫助，那就可以不加入筆記中。專注在對自己真正需要的資訊上，才能充分發揮筆記的作用。一起學會做工作筆記，加速你的職涯成長！

如果你對工作筆記相關的文章有興趣，你可能也喜歡：老闆不會等你學會，再讓你面對！工作的學習策略

如果你在工作上有許多「學習」相關的使用情境，像是要快速學會「怎麼寫企劃」、「怎麼寫文案」，推薦使用 Heptabase！你可以像玩遊戲一樣，由下而上，自己從片段知識開始建立起學習地圖，也能參考書籍或線上課程的架構，由上而下展開主題地圖。

資訊爆炸的時代，學會建立自己的架構與脈絡，才知道怎麼有效運用學到的東西！

Heptabase 作為工作筆記軟體的優勢：